Klantreferentie: Sneller antwoord, hogere klanttevredenheid

Een organisatie in advies en dienstverlening merkte dat de afhandeling van klantvragen te veel tijd kostte. Klanten moesten vaak wachten op een reactie, terwijl medewerkers druk bezig waren met het zoeken naar de juiste informatie. Dit leidde tot vertragingen, onnodige werkdruk en een afnemende tevredenheid bij zowel klanten als medewerkers.

Samen met het serviceteam werd gekeken naar een nieuwe aanpak: hoe kunnen we zorgen dat klanten sneller geholpen worden, zonder dat het team extra belast wordt? Binnen vier weken stond er een oplossing die direct resultaat opleverde. Klanten kregen sneller antwoord op hun vragen, medewerkers konden zich richten op complexere taken en de gemiddelde afhandeltijd daalde met 30 procent.

De organisatie zag dat deze aanpak niet alleen intern werkte, maar ook waardevol was voor hun eigen klanten. Daarom werd besloten om het concept breder uit te rollen. Klanten kregen toegang tot dezelfde snelle en betrouwbare ondersteuning, waardoor ook hun processen soepeler verliepen.

Wat begon als een praktische verbetering groeide uit tot een strategisch programma. De organisatie heeft nu een werkwijze waarmee ze klantvragen snel en consistent kan beantwoorden, ongeacht het volume of de complexiteit. Klanten ervaren minder wachttijd, krijgen direct relevante informatie en voelen zich beter geholpen.

Door deze stap is de dienstverlening niet alleen efficiënter geworden, maar ook persoonlijker. Klanten merken dat hun vraag serieus genomen wordt en dat ze snel verder kunnen. Dat zorgt voor vertrouwen, herhaalbezoek en een sterkere klantrelatie.

Deze case laat zien dat het verkorten van doorlooptijd niet alleen een operationele winst is, maar vooral een strategische keuze. Sneller antwoord betekent meer tevreden klanten, minder druk op teams en ruimte om te groeien.