Microsoft 365 Copilot breidt uit: gedeelde en gedelegeerde mailboxen nu slim beheerd met AI
Microsoft zet opnieuw een stap vooruit in de integratie van AI binnen de werkplek. Vanaf eind september 2025 zijn er twee belangrijke uitbreidingen beschikbaar binnen Microsoft 365 Copilot: ondersteuning voor gedeelde mailboxen en gedelegeerde mailboxen. Deze vernieuwingen maken het mogelijk om met Copilot Chat e-mails te analyseren en te beheren in mailboxen die niet direct van de gebruiker zelf zijn. Zonder dat er iets verandert aan de bestaande machtigingen of beheerstructuren.
Slim samenwerken in gedeelde mailboxen
Gedeelde mailboxen worden vaak gebruikt door teams, afdelingen of projectgroepen om gezamenlijk e-mailverkeer te beheren. Denk aan klantenservice, sales of HR. Tot nu toe was het analyseren van deze mailboxen met AI beperkt tot handmatige exports of indirecte toegang. Met de nieuwe update kunnen gebruikers met leesrechten nu direct via Copilot Chat vragen stellen over de inhoud van een gedeelde mailbox. Bijvoorbeeld: “Wat zijn de meest gestelde vragen van klanten deze week?” of “Welke e-mails bevatten openstaande verzoeken?”
De toegang blijft volledig gebaseerd op bestaande machtigingsmodellen binnen Microsoft 365. Er is dus geen extra configuratie nodig. Copilot respecteert de ingestelde rechten en biedt inzichten op basis van wat de gebruiker mag zien. Dit maakt het gebruik laagdrempelig en veilig.
Gedelegeerde mailboxen: ondersteuning voor assistenten en teamleden
Voor gebruikers die gemachtigd zijn om namens een ander e-mails te beheren, zoals managementassistenten of teamleiders, biedt Copilot nu ook ondersteuning voor gedelegeerde mailboxen. Dit betekent dat zij AI kunnen inzetten om sneller overzicht te krijgen over belangrijke communicatie, deadlines of terugkerende thema’s in de mailbox van een collega of leidinggevende.
Ook hier blijven de bestaande machtigingen en beleidsregels van kracht. Copilot werkt binnen de grenzen van wat de gebruiker mag doen en zien. Dit is cruciaal voor compliance en vertrouwelijkheid, zeker in omgevingen waar gevoelige informatie wordt gedeeld.
Breed beschikbaar: Zowel in de desktop versie als via de mobiele app
Beide functies zijn beschikbaar op vrijwel alle platformen: Windows, Mac, Android, iOS, Linux, Surface, Teams en via webtoegang. Ook ontwikkelaars kunnen ermee aan de slag in hun eigen omgevingen. Dit maakt het mogelijk om Copilot breed in te zetten, ongeacht het apparaat of de werkstijl van de gebruiker.
Strategische impact: AI als teamlid
Deze updates onderstrepen Microsofts visie op AI als een integraal onderdeel van samenwerking. Copilot is niet langer alleen een persoonlijke assistent, maar evolueert naar een teamlid dat helpt bij het beheren van gezamenlijke communicatie. Dit is vooral relevant voor organisaties die werken met gedeelde verantwoordelijkheden, zoals consultancybureaus, klantenteams of directieondersteuning.
Door AI in te zetten op mailboxniveau ontstaat er meer grip op informatie, minder tijdverlies en betere besluitvorming. Copilot kan trends herkennen, prioriteiten aangeven en zelfs suggesties doen voor opvolging. En dat alles zonder dat er extra training of configuratie nodig is.