SharePoint slimmer inzetten: zo helpt Knowledge Agent

Veel organisaties vertrouwen dagelijks op SharePoint voor het opslaan, delen en beheren van documenten. Maar naarmate de hoeveelheid informatie groeit, wordt het steeds lastiger om overzicht te houden. Bestanden raken verspreid, metadata ontbreekt en het terugvinden van de juiste informatie kost onnodig veel tijd. Microsoft introduceert daarom een nieuwe functie: Knowledge Agent. Deze slimme technologie helpt organisaties om SharePoint-data automatisch te organiseren en te classificeren.

Knowledge Agent is een AI-gedreven uitbreiding binnen SharePoint die documenten analyseert en verrijkt met contextuele metadata. Het systeem begrijpt de inhoud van bestanden en koppelt deze aan relevante thema’s, projecten of afdelingen. Hierdoor ontstaat een dynamisch kennissysteem waarin informatie niet alleen wordt opgeslagen, maar ook actief wordt beheerd en verbonden.

De technologie maakt gebruik van Microsoft Graph en Copilot-functionaliteit om documenten te interpreteren en te structureren. Dit betekent dat bestanden automatisch worden gecategoriseerd en gekoppeld aan kennisdomeinen, zonder dat gebruikers dit handmatig hoeven te doen.

Waarom is dit relevant voor organisaties?

Voor organisaties die dagelijks met grote hoeveelheden SharePoint-data werken, biedt Knowledge Agent een aantal directe voordelen:

• Sneller informatie terugvinden: door automatische tagging en classificatie wordt relevante content beter vindbaar.
• Efficiënter samenwerken: documenten worden logisch gegroepeerd, waardoor teams sneller toegang hebben tot de juiste informatie.
• Betere datakwaliteit: metadata wordt consistent toegepast, wat zorgt voor een hogere betrouwbaarheid van het documentbeheer.
• Ondersteuning bij compliance: gevoelige informatie kan automatisch worden herkend en geclassificeerd volgens interne en externe richtlijnen.
• Slimmere inzet van Copilot: doordat data beter georganiseerd is, levert Copilot relevantere antwoorden en suggesties.

Hoe pas je Knowledge Agent praktisch toe?

Organisaties kunnen Knowledge Agent inzetten om bestaande SharePoint-omgevingen te optimaliseren. Dit begint met het definiëren van een classificatiebeleid: welke soorten informatie zijn belangrijk en hoe moeten ze worden herkend? Vervolgens kan het systeem worden getraind op de bedrijfscontext, zodat het leert welke documenten bij welke thema’s horen.

Nieuwe en bestaande bestanden worden automatisch verrijkt met labels en gekoppeld aan kennisdomeinen. Denk aan HR-documenten, projectplannen of financiële rapportages. Door deze structuur ontstaat een overzichtelijke en doorzoekbare SharePoint-omgeving waarin informatie logisch is geordend.

Daarnaast biedt Knowledge Agent dashboards en rapportages waarmee organisaties het systeem kunnen monitoren en bijsturen. Zo blijft de kwaliteit van het kennisbeheer gewaarborgd.

Wat vraagt dit van de organisatie?

De inzet van Knowledge Agent vraagt om een goede voorbereiding. Organisaties moeten kritisch kijken naar hun bestaande SharePoint-structuren: zijn ze logisch opgebouwd, consistent benoemd en klaar voor AI-ondersteuning? Ook is samenwerking tussen IT, compliance en de business essentieel om het systeem effectief in te richten.

Het is raadzaam om klein te beginnen: start met één afdeling of documenttype en breid daarna stapsgewijs uit. Zo blijft de implementatie beheersbaar en kunnen gebruikers wennen aan de nieuwe manier van werken.

Een toekomstgerichte aanpak van kennisbeheer

Knowledge Agent verandert de manier waarop organisaties met informatie omgaan. Van passief opslaan naar actief beheren. Door SharePoint te verrijken met AI en contextuele intelligentie ontstaat een digitale werkomgeving waarin kennis zichzelf organiseert. Dit bespaart tijd, verhoogt de kwaliteit van besluitvorming en maakt samenwerking eenvoudiger.