Copilot Notebooks: een werkruimte om elke project een succes te maken

Iedereen die intensief met Copilot werkt herkent het ongemak: elke nieuwe chat begint met een leeg geheugen. Je legt opnieuw uit waar het project over gaat, welke documenten ertoe doen en wat de context is. Copilot Notebooks maakt daar een einde aan door een vaste AI werkruimte te bieden rond een specifiek project of onderwerp.

Het uitgangspunt is even simpel als prettig. Je brengt alle relevante bronnen samen op één plek: Word documenten, PowerPoint presentaties, Excel bestanden, pdf's, Copilot chats, vergadernotities, Copilot Pages en links. Copilot gebruikt vervolgens uitsluitend de samengestelde inhoud om je te helpen. Je krijgt antwoorden die toegesneden zijn op jouw materiaal, je laat thema's en inzichten naar boven halen en je stelt nieuwe concepten op die geworteld zijn in precies die bronnen.

Wat Notebooks bijzonder maakt is dat het je inhoud niet kopieert maar ernaar verwijst. De werkruimte slaat geen duplicaten op, maar wijst naar de onderliggende bestanden, mails, transcripten en pagina's. Daardoor blijft elk antwoord gekoppeld aan de bron en blijft je informatie op één plek staan. Voeg je gaandeweg een nieuw document toe, dan groeit de werkruimte mee met je project. Dat maakt Notebooks bij uitstek geschikt voor langlopend werk: onderzoek, inwerktrajecten, terugkerende rapportages en alles wat baat heeft bij een levende, controleerbare context.

De scope is bewust afgebakend, en dat is een kracht. Copilot kijkt binnen een Notebook niet naar je volledige OneDrive, je mailbox, je Teams-chats of het open internet. Het gebruikt alleen de referenties die jij hebt toegevoegd. Zo bepaal je zelf precies wat Copilot ziet en gebruikt. Voor wie met gevoelige of vertrouwelijke stukken werkt is de data koppeling geruststellend: Copilot gebruikt alleen de context die jij hebt ingesteld en waar jij toegang tot hebt.
Een mooie functie is ook dat Copilot op basis van de omschrijving van het Notebook zoekt door al je bestanden en daaruit ook een voorstel doet voor bestanden die relevant kunnen zijn om te koppelen aan jouw Notebook. Daarmee kun je snel het notebook met relevante documenten vullen en aan de slag.

Drie functies tillen Notebooks boven een simpele documentenmap uit. De eerste is de mogelijkheid om eigen instructies per notebook in te stellen. Je vertelt Copilot vooraf wat belangrijk is voor dit specifieke project: dat het publiek bijvoorbeeld een tijdgebrek hebbende directie is die heldere, op uitkomsten gerichte boodschappen wil, of een inkoopcommissie die bewijs en structuur zoekt. Je stuurt ook de stijl: bondig taalgebruik, nadruk op commerciële waarde of het respecteren van een woordlimiet. Vraag je daarna om een voorstel aan te scherpen, dan sluit het antwoord aan op de toon en de verwachtingen van je lezers.

De tweede functie zijn de audio-overzichten. Je kunt het beste denken aan een podcast van je eigen project. Copilot maakt een narratief, gesprekachtig overzicht dat je onderweg of aan je bureau kunt beluisteren. Vooral bij een notebook die een collega met je heeft gedeeld is dit een fijne manier om snel in de stof te komen zonder alle documenten door te ploegen.

De derde kracht is de naadloze integratie met Microsoft 365. Notebooks is bereikbaar vanuit de Copilot-app en vanuit OneNote, en het blijft tussen beide gesynchroniseerd. Je schakelt dus tussen taken zonder van app te wisselen en zonder context te verliezen. Inhoud die je vanuit een notebook maakt, zoals een Word-document of een presentatie, blijft gekoppeld aan dat notebook.

Het is goed om de grenzen te kennen. Copilot kan op dit moment binnen een notebook tot 300 bestanden gebruiken om antwoorden te genereren. Voeg je een gedeelde locatie toe, zoals een SharePoint-site, dan selecteert Copilot daaruit de meest relevante bestanden tot dat maximum. Wil je zeker weten dat een specifiek bestand wordt meegenomen, voeg het dan rechtstreeks toe. Ook maakt Notebooks zelf geen afbeeldingen of grafieken en haalt het geen informatie van het open web: het blijft bij jouw bronnen.

Voor de planning is het volgende relevant. Microsoft rolt de vernieuwde Notebooks-ervaring in de Microsoft 365 Copilot app gefaseerd uit. De publieke preview start medio juni 2026 en de brede beschikbaarheid volgt vanaf begin juli, met afronding eind juli. : Notebooks valt onder het bestaande Copilot-beleid van je organisatie. Er is geen aparte licentie nodig, als je een Microsoft 365 Copilot-licentie hebt, net als een SharePoint- of OneDrive-licentie (Microsoft 365 licentie) dan kun je notebooks maken.

De winst laat zich in één zin samenvatten: Copilot Notebooks verandert losse, telkens opnieuw beginnende gesprekken in een doorlopende werkruimte die je project begrijpt. Elke interactie bouwt voort op de vorige, in plaats van steeds bij nul te starten. Voor wie aan complexe, langlopende projecten werkt is dat precies het soort geheugen dat ontbrak.