Nooit meer notuleren: zo maakt Copilot het verslag van je Teams-vergadering

Het is een van de vragen die wij het vaakst krijgen tijdens trainingen: kan Copilot een verslag maken van mijn Teams-vergadering? Het korte antwoord is ja. Het langere antwoord is interessanter, want Microsoft heeft het notuleren inmiddels op drie niveaus geautomatiseerd, en de meeste organisaties gebruiken er hooguit één van.

Het fundament is Intelligent Recap. Zodra je een vergadering opneemt of transcribeert, staat er na afloop een compleet naslagwerk voor je klaar: een samenvatting van de besproken onderwerpen, AI-gegenereerde notities, een lijst met actiepunten en zelfs markeringen op de tijdlijn waar jouw naam viel of waar een beslissing werd genomen. Je vindt de recap terug in de chat van de vergadering of via je agenda. Wie een vergadering miste, leest in twee minuten wat er in een uur is besproken en springt via de tijdlijn direct naar het moment dat ertoe doet.

De tweede laag is de Facilitator Agent, en die verandert de vergadering echt. Waar Intelligent Recap pas na afloop samenvat, notuleert Facilitator live mee tijdens de vergadering. De notities verschijnen in een gedeelde Loop pagina die alle deelnemers kunnen zien en aanvullen terwijl het gesprek loopt. De AI schrijft het eerste concept, de deelnemers kunnen het verfijnen. Facilitator houdt daarnaast de agenda in de gaten, waarschuwt als de tijd dreigt uit te lopen en kan actiepunten direct als taken wegzetten bij de juiste collega. Je voegt de agent toe bij het plannen van de vergadering in Outlook of Teams Agenda. Ook kun je tijdens een overleg de Facilitator Agent starten vanuit het menu in de Teams client. Belangrijk om te weten: Facilitator werkt alleen in geplande vergaderingen en heeft transcriptie nodig om na afloop vragen te kunnen beantwoorden. Als je Facilitator inschakelt wordt ook automatische transcriptie gestart en dat is super handig. Bij elke meeting nodig ik de Facilitator Agent uit en ik vergeet nooit meer de transcriptie te starten.

En dan is er sinds dit voorjaar een derde vorm: de audiorecap. Teams maakt van een opgenomen vergadering een korte, ingesproken samenvatting met de belangrijkste fragmenten. De audiovariant luister je als een soort podcast tijdens het reizen, binnenkomt komt ook de videovariant. Die combineert de hoogtepunten met de bijbehorende beelden. Gemiste vergaderingen inhalen voelt daardoor minder als huiswerk en meer als bijpraten. De kwaliteit van de podcast is nog niet zo goed als specialistische tools hiervoor in de markt, maar zeker bruikbaar om kort bijgepraat te worden over de uitkomst van de sessie.

Naast de functies die na afloop van de vergadering werken, heeft Copilot ook iets te bieden tijdens het gesprek zelf. Via het Copilot icoon in de werkbalk van Teams open je een paneel dat alleen voor jou zichtbaar is. Je klant of gesprekspartner ziet er niets van. Dat opent een heel praktische mogelijkheid: je gebruikt Copilot als je eigen stille adviseur terwijl het overleg loopt. Krijg je een lastige vraag waar je het antwoord niet direct op weet? Stel die vraag in het Copilot-paneel en je krijgt binnen seconden een onderbouwd antwoord op basis van wat er in het gesprek is gezegd en op basis van de kennis die Copilot al heeft. Je kunt ook halverwege het overleg vragen wat de belangrijkste punten zijn die tot nu toe zijn besproken, of welke bezwaren er zijn geuit. Dat helpt je om scherp te blijven in langere gesprekken. Ik gebruik het zelf ook om aan het einde te checken of alle agendapunten zijn behandeld. Het is alsof je een slimme collega naast je hebt zitten die stiekem meekijkt en precies weet wat je moet weten, zonder dat de klant of deelnemer er iets van merkt.

Een feature die de meeste gebruikers nog niet hebben ontdekt: de mogelijkheid om je eigen samenvattingstemplate te maken. De standaard AI-samenvatting is prima, maar hij is generiek. Wie altijd werkt met een vast vergaderformat, vaste klantrapportages of een specifieke stijl van notuleren, wil een samenvatting die daarbij aansluit. Dat kan nu via de optie 'Aangepaste samenvatting' in de meeting recap. Je kiest voor 'Maak sjabloon', omschrijft hoe het resultaat eruit moet zien of plakt een voorbeeld van een notitie die precies in het gewenste formaat is opgesteld, en Copilot genereert een voorbeeld op basis van het transcript van je vergadering. Je test het, past het aan en slaat het op. Gebruik je een terugkerende vergadering in een serie, dan onthoudt Teams dit sjabloon en past het voortaan automatisch toe. Het verschil met de standaard samenvatting is groot: in plaats van een generieke opsomming krijg je een verslag in jouw structuur, op jouw taaliveau en voor jouw doelgroep. Naast de zelfgemaakte variant zijn er ook twee kant-en-klare opties beschikbaar: een samenvatting per spreker en een executive rapport voor het management. Één uur investeren in een goed sjabloon levert je bij elke vergadering tijd en kwaliteit op.

Hoe zorg je dat de kwaliteit van die verslagen écht goed wordt? Nog drie tips uit de praktijk:

1. zet transcriptie standaard aan voor terugkerende vergaderingen, want zonder transcript geen verslag.
2. Laat deelnemers een spraakprofiel aanmaken in Teams. Daarmee koppelt de transcriptie woorden aan de juiste persoon in plaats van aan een anonieme spreker, en dat maakt de samenvatting merkbaar accurater.
3. begin de vergadering met een korte agenda in de uitnodiging. Facilitator pikt die automatisch op en structureert de notities eromheen.

Voor wie internationaal werkt biedt Teams twee functies die de taalbarrière in vergaderingen wegnemen. De eerste is live ondertiteling: wat gezegd wordt verschijnt direct in beeld in de taal van jouw keuze. Handig als je zelf in het Engels vergadert maar de nuances toch liever in het Nederlands meeleest, of omgekeerd. Maar de indrukwekkendere functie is de Tolk Agent: een AI-agent die het gesprek live vertaalt van taal naar taal. Iedere deelnemer spreekt en luistert in zijn eigen taal. Iemand spreekt Nederlands, een collega in Frankfurt hoort het in het Duits en een klant in Tokyo volgt het in het Japans. De Tolk Agent detecteert de gesproken talen automatisch en vertaalt in realtime via spraak-naar-spraak-vertaling, aangedreven door Azure AI. Met een Microsoft 365 Copilot-licentie zijn twintig tolkuren per persoon per maand inbegrepen. Dat is een serieuze stap vooruit voor internationale teams, grensoverschrijdende klantgesprekken en multinationale projecten. Geen voorbereidingstijd, geen externe tolken, geen losse tools: je start de Tolk Agent vanuit het vergadermenu en iedereen praat gewoon verder in zijn eigen taal.

Wat levert het op? Reken het eens na voor je eigen organisatie. Een notulist is gemiddeld een kwart van de vergadertijd kwijt aan het uitwerken van het verslag. Bij vier vergaderingen per week van een uur is dat al snel een uur per week per team dat vrijvalt, nog los van de discussies die je voorkomt omdat besluiten en acties zwart op wit staan, automatisch en consistent. Daarnaast kun jij je echt focussen op het gesprek in plaats van het typen van een verslag. En de andere functies zorgen ervoor dat al jouw meeting het beste resultaat hebben.

Voor de volledigheid: je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig voor de recap-functies en de Facilitator-agent, en je beheerder moet de Facilitator-app hebben aangezet in het Teams-beheercentrum. Daarna is het een kwestie van aanzetten en wennen aan het idee dat niemand meer hoeft te notuleren.

Wil je dit samen met je team goed inrichten, van transcriptie-instellingen tot spraakprofielen en de Facilitator-agent? In onze trainingen nemen we je er stap voor stap in mee. Kijk voor meer informatie op onze website: Trainingen | Mr. Copilot